سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها
الرئيسية > سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

 

سياسة الجمعية في الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

سياسة الجمعية في الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها :

الحمد لله رب العالمين وصلى الله على النبي الأمين وبعد :

فقد قرر مجلس إدارة الجمعية بتاريخ 20/12/1438هـ سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها كما يلي:-

أولا : السجلات ومدة الحفظ

م

اسم السجل

مدة الحفظ

ملاحظات

  1.  

اللائحة الأساسية للجمعية

حفظ دائم

 

  1.  

سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية

10 سنوات

 

  1.  

سجل العضوية في مجلس الإدارة

4 سنوات

 

  1.  

سجل اجتماعات الجمعية العمومية

10 سنوات

 

  1.  

سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة

10 سنوات

 

  1.  

السجلات المالية والبنكية والعهد

10 سنوات

 

  1.  

سجل الممتلكات والأصول

حفظ دائم

 

  1.  

سجل المكاتبات والرسائل

6 سنوات

 

  1.  

سجل الزيارات

حفظ دائم

 

  1.  

سجل التبرعات

10 سنوات

 

  1.  

ملف حفظ الفواتير والإيصالات

5 سنوات

 

 

ثانياً : اللجنة المسئولة عن الإتلاف للوثائق

م

الاسم

المهمة في الجمعية

المهمة في اللجنة

  1.  

فرج جابر المطيري

رئيس مجلس الإدارة

رئيس اللجنة

  1.  

عبدالمجيد حميد المطيري

امين الصندوق

عضواً

  1.  

منيف خلف عواض المهلكي

المدير التنفيذي

عضواً

  1.  

عبدالعزيز خلف المطيري

شئون الموظفين

عضواً

 

 

ثالثاً : قرر المجلس أن يكون المدير التنفيذي للجمعية الأستاذ / منيف خلف المهلكي   مسئول مسئولية تامة عن الاحتفاظ بالوثائق الرسمية بالجمعية . 

رابعاً : محضر الإتلاف

                          محضر إتلاف وثائق رسمية للجمعية

إنه في يوم : ................ وتاريخ :   /    /      14هـ

تم وقوف لجنة إتلاف الوثائق الرسمية التالية أسمائهم لإتلاف ما يتضمنه الجدول التالي :-

م

البيان

العدد

ملاحظات

  1.  

 

 

 

  1.  

 

 

 

  1.  

 

 

 

  1.  

 

 

 

  1.  

 

 

 

أعضاء اللجنة :-

 

1-    الاسم ..................................................  التوقيع .............................      

2-    الاسم ..................................................  التوقيع .............................

3-    الاسم ..................................................  التوقيع .............................

 

خامساً : تعميم هذه السياسة على جميع الموظفين بالجمعية وأخذ تواقيعهم بالعلم وتزويدهم بصورة منها.

 

تواقيع الموظفين بالجمعية :-

الاسم

التوقيع

منيف خلف عواض

 

عبدالعزيز خلف المطيري

 

مصعب همد محمد

 

 

 

 

تواقيع أعضاء المجلس بالجمعية:-

الاسم

التوقيع

الاسم

التوقيع

فرج جابر المطيري

 

منيف خلف المهلكي

 

محمد سفر طايع

 

رابح ضاوي معتاد

 

عبدالمجيد حميد

 

ابراهيم بشير المطيري

 

عبدالله هلال المهلكي

 

 

 

 

LeaseMix | تصميم وتطوير دخول الموظفين | جميع الحقوق محفوظة جمعية البر الخيرية بالصعبية © 2015